Guía de uso diario, visible para todo el equipo. Documento vivo — se actualiza cada vez que se agrega o cambia una funcionalidad de cara al usuario.
Última actualización: 14-oct-2026.
Octron es la plataforma interna de Octopuss que centraliza herramientas y automatizaciones de la empresa. Se accede desde octron.octopuss.cl con tu cuenta Microsoft de la empresa (mismo correo y clave de siempre).
- Novedades: feed de anuncios y avisos del equipo, visible desde la página de Inicio.
- Calendario: eventos del equipo (ausencias, feriados, hitos importantes).
- Publicar una novedad: disponible para quienes tengan el rol correspondiente (no todos los usuarios pueden publicar, cualquiera puede leer).
Digest diario — cada día hábil llega un correo consolidado ("Octron · N oportunidades pendientes...") con las licitaciones nuevas relevantes para tu segmento.
Cómo leer una fila:
- Nombre y organismo: qué es y quién licita.
- Etiqueta de categoría (color): Blue Ocean, Mega, Core o Stand — prioridad comercial.
- Prioridad (0-100, número grande junto a la fecha): qué tan pertinente la considera la IA — sobre 70 es alta, se ve destacada en verde. No es el "score" antiguo (ese quedó como dato interno de la primera etapa de filtrado); este número es el que la IA le asigna después de leer la licitación completa.
- (b) junto al nombre: tiene análisis de bases disponible (se ve completo al hacer clic en "+ HubSpot").
- Fechas: cierre, inicio de preguntas, visita a terreno si aplica.
- Alertas (si las hay): riesgos comerciales detectados automáticamente.
- Botón Ver →: abre la ficha oficial en el portal de origen.
El digest es de uso interno de Octopuss — no se debe reenviar ni compartir con personas ajenas a la empresa (aviso incluido en el pie de cada correo).
Análisis de bases: para licitaciones de Wherex con documentos de bases, Octron genera un resumen con IA ("por qué ir / por qué no ir") antes de que abras el PDF completo. Se identifican con (b) en el digest y se muestran completas al confirmar "+ HubSpot". Hoy solo disponible para Wherex.
Dashboard KPI Ventas: métricas comerciales por vendedor y por año/pipeline — oportunidades creadas, adjudicadas, forecast.
Metas Vendedor: seguimiento de metas y Vista de Metas por vendedor.
Reporte CRM Semanal: reporte automático con el resumen de actividad comercial de la semana (lunes a domingo).
Botón "+ HubSpot" (en cada fila del digest) — crea el negocio en HubSpot. Abre primero una página de confirmación, revísala siempre antes de confirmar:
- Muestra los datos que se van a escribir (nombre del negocio, pipeline, etapa inicial, ID de licitación) y el contacto/empresa que se van a asociar.
- Si la licitación tiene análisis de bases, se muestra ahí mismo antes de decidir.
- Al confirmar: se crea el negocio en pipeline Ventas, etapa En Prospección; si hay análisis de bases, se sube como archivo a la propiedad "Documentos" del negocio y como nota adjunta.
- Si el negocio ya existía (creado por ti u otra persona), te lleva directo a él — nunca se duplica.
Cómo funciona el sistema de IA (LLM) y cómo actualizarlo
Octron usa modelos de lenguaje (LLM) de dos proveedores — Groq y NVIDIA — para dos tareas distintas:
- Prompts de scoring: ajusta el puntaje de cada licitación y decide si es Blue Ocean.
- Prompts de bases: genera el resumen "por qué ir / por qué no ir" de las bases de Wherex.
Cada uno tiene una cadena de modelos (fallback ordenado, en el mantenedor Ventas → Digest diario → Prompts de scoring / Prompts de bases): si el primero falla o el proveedor lo descontinúa, se pasa automáticamente al siguiente — sin necesitar tocar código.
- Cada grupo de prompt elige un origen (Groq o NVIDIA) — no se mezclan en la misma cadena.
- "Ver modelos disponibles" consulta en vivo el catálogo real del proveedor, con la modalidad de cada modelo entre corchetes (ej.
[text → text], [audio → transcription]) — los recomendados aparecen primero; el resto también se muestra, por si algún día se arma un prompt de audio o imagen. Para NVIDIA la modalidad es una estimación por el nombre del modelo (marcada "inferido"), no un dato oficial del proveedor — Groq sí la entrega directo en su API.
- Si un modelo de tu cadena ya no está en el catálogo del proveedor, aparece marcado ⚠ no vigente en el mantenedor — y el pipeline lo detecta solo: lo saca automáticamente de la cadena (mientras quede al menos 1 modelo) y avisa en el Resumen Ejecutivo, sin que nadie tenga que notarlo a mano.
- Botón "Cambiar origen": pasa el grupo entero de Groq a NVIDIA (o viceversa). Vacía la cadena de modelos al cambiar — los ids de un proveedor no sirven en el otro — hay que elegir modelos nuevos después desde "Ver modelos disponibles".
CRM Resolver Empresas (Ventas › Mantenedores) — requiere el rol "CRM Resolver Empresas - Admin"; hoy lo tienen Alexi, Claudia y Mauricio
Para qué sirve. Mantiene limpias las empresas de HubSpot: que cada empresa chilena tenga su RUT y que no existan empresas duplicadas. Octron detecta los casos que no puede resolver solo y los deja en una sola tabla para que una persona decida. Todo queda registrado: quién, cuándo y qué cambió.
Cómo usarlo
- Entra a Ventas › Mantenedores › CRM Resolver Empresas. Verás los casos abiertos, con los de más negocios primero.
- Filtra con los botones por categoría (cada uno muestra cuántos casos hay), el estado (Abiertos, Resueltos, Descartados), el país o el buscador (nombre, dominio o RUT).
- Haz clic en una fila para abrir sus acciones. Cada empresa tiene un link directo a HubSpot para revisarla antes de decidir.
- Elige la acción y confirma. El caso pasa a resuelto o descartado y queda en la pestaña Historial.
Tipos de caso y qué puedes hacer
| Categoría |
Qué significa |
Acciones |
| Sin RUT |
Empresa chilena (o de país indeterminado) sin RUT en HubSpot. Si hay un candidato en nuestras licitaciones, aparece como Sugerido |
Asignar el RUT (sugerido o escrito a mano) · "No aplica RUT (extranjera)" · Descartar |
| RUT ambiguo |
El nombre coincide con un organismo que tiene varios RUT |
Elegir uno de los candidatos · Descartar |
| RUT repetido |
El mismo RUT está en 2 o más empresas con nombres distintos |
Fusionar · Limpiar el RUT de una · "No es la misma empresa" · Descartar |
| Posible duplicado |
Mismo nombre y dominios distintos |
Fusionar · "No es la misma empresa" · Descartar |
| RUT inválido |
El RUT no pasa el dígito verificador (o no es un RUT) |
Corregir el RUT · Limpiar el RUT · Descartar |
Al fusionar dos o más empresas
- Eliges la empresa principal, que es la que se conserva. Viene preseleccionada la que tiene RUT; si ninguna lo tiene, la con más negocios, luego más contactos y luego la más antigua. Puedes cambiarla.
- Los negocios y contactos de las otras pasan a la principal, y el dominio de las absorbidas queda como dominio adicional.
- Si las empresas tienen RUT distintos, aparecen en rojo, el caso lleva la nota "RUT distintos" y antes de confirmar se te advierte bajo qué RUT quedará la empresa fusionada. Revisa que realmente sean la misma empresa.
- Una fusión no se puede deshacer en HubSpot. Ante la duda, no fusiones y consulta.
- HubSpot le asigna un ID nuevo a la empresa resultante; el link del historial apunta a ella.
Descartar. Oculta el caso mientras el problema siga existiendo; puedes verlo de nuevo con el interruptor Mostrar descartadas. Si el problema desaparece (por ejemplo, alguien lo corrige), el sistema lo marca como resuelto solo.
Si lo arreglas directo en HubSpot. No pasa nada: en su revisión diaria Octron detecta el cambio y cierra el caso como resuelto ("cambio directo en HubSpot").
Qué hace solo Octron cuando está activado. Normaliza el formato del RUT (76.299.375-9), completa el RUT de empresas que coinciden con un organismo de nuestras licitaciones y fusiona los duplicados evidentes (mismo nombre y mismo dominio o RUT, sin contradicciones de forma legal ni país, y nunca con RUT distintos). Todo lo dudoso llega a esta tabla. Estado al 12-oct-2026: los casos ya están cargados (2.282); la revisión diaria y las correcciones automáticas se encienden por etapas, con autorización de Alexi.
Buenas prácticas
- Empieza por los casos con más negocios: son los que más afectan a los reportes.
- Una empresa extranjera sin RUT no es un problema: usa No aplica RUT.
- El RUT debe ser el de la razón social registrada en el SII; si lo dudas, no lo asignes y descarta.
- Cada acción queda en el Historial con tu nombre.
- Calendario de ausencias y feriados: visible desde Inicio.
- Registro de Ausencias: tabla ordenable (click en cualquier encabezado) con todas las ausencias — tanto lo cargado a mano acá como lo que pasó por el flujo formal de Solicitud de Ausencias, distinguidas por la columna Ingreso (filtro propio: "Registro Manual" / "Solicitud de Ausencia"). Las filas de Solicitud de Ausencia son clickeables (llevan al detalle de esa solicitud) y no tienen botón eliminar acá — se gestionan desde su propio flujo.
- Saldo de vacaciones por persona: una tarjeta arriba de los filtros lista a cada trabajador con su fecha de corte, saldo inicial, días devengados, días tomados (por solicitud y por registro manual), abonos y el saldo actual (hábiles y progresivos; en rojo si es negativo). Quienes no se rigen por vacaciones (externos, dueños) no aparecen.
- Estado de cuenta: al hacer clic en una persona se abre su estado de cuenta — parte con el saldo inicial en la fecha de corte y lista, en orden cronológico, cada movimiento con el saldo que queda después: devengo de días hábiles (1,25 por mes cumplido, o 15 al cumplir el año si RR.HH. eligió esa modalidad), vacaciones aprobadas por solicitud (clic para abrirla), registros manuales y abonos. Al mismo tiempo el historial de abajo se filtra por esa persona; al volver a hacer clic en ella (o en Cerrar) se cierra el estado de cuenta y se borran todos los filtros.
- Cómo se calculan los días (todo lo anterior a la fecha de corte ya viene en el saldo inicial):
- Días hábiles: 15 al año, o sea 1,25 por cada mes cumplido desde la fecha de ingreso (RR.HH. puede elegir en Restricción Vacaciones que se acrediten los 15 juntos al cumplir cada año). Base legal: Código del Trabajo, art. 67 y 73 y Ord. 2804/147.
- Días progresivos: primero se cumplen 10 años de trabajo (de empleadores anteriores cuentan hasta 10) y luego se gana 1 día por cada 3 años nuevos. Ese día se acredita el mismo día en que se cumple, y desde entonces se acreditan todos los días de tu nivel en cada aniversario del ingreso. Ejemplo: sin años previos, el primer día llega a los 13 años en la empresa; con 5 años previos, a los 8. Base legal: art. 68 y Ord. 4551/222 (explicación de la DT).
- Registrar vacaciones que no pasaron por el sistema: por defecto el registro descuenta días hábiles del saldo. Si esas vacaciones ya estaban consideradas en el saldo inicial (normalmente las anteriores a la fecha de corte), marca "No descontar del saldo (solo registrar)": quedan en el historial y el calendario, pero no cambian el saldo; en el listado se distinguen con la marca "Sin descuento". Si la fecha es anterior al corte, el formulario avisa, pero no marca el check por ti.
- Columna Días: entre Horario y Nota muestra cuántos días laborales (hábiles) considera cada registro o solicitud — lunes a viernes sin feriados; los permisos por horas muestran "—" porque ahí manda el horario. Se puede ordenar haciendo clic en el encabezado.
- Editar un registro manual (lápiz ✎ al final de la fila; las solicitudes no se editan acá): se pueden corregir fechas, horario, nota y el check "No descontar del saldo". Para cambiar la persona, el tipo o si es abono, elimina el registro y créalo de nuevo. Cada edición exige un motivo (queda guardado) y deja una entrada en el historial: quién, cuándo, qué había antes y qué quedó después. Los registros editados muestran la marca "Editado (n)"; al hacer clic se abre su historial. Si cambian las fechas, el saldo, las alertas de conflicto y la aprobación de la jefatura se recalculan solos.
- Ficha de Trabajadores (RR.HH.): datos legales de cada persona, saldo inicial de vacaciones y fecha de corte. Para quienes no se rigen por el control de vacaciones (por ejemplo, una persona externa o la dueña de la empresa) marca "No sujeto a control de vacaciones": no se les calcula saldo ni se les descuentan días, no aparecen en el resumen de saldos y sus correos y comprobantes no muestran "Saldo si se aprueba". Sus ausencias igual quedan registradas en el historial y el calendario. Al marcarlo, los campos de saldo de la ficha quedan deshabilitados (se conservan por si se desmarca).
- Solicitud de Ausencias ("Mis Solicitudes de Ausencia"): pide vacaciones, permisos, viajes y beneficio cumpleaños con firma y flujo de aprobación.
- Vacaciones, según el procedimiento oficial (SOP código 51):
- Se debe solicitar con la anticipación mínima que indique el mensaje junto al selector de tipo (el campo "Desde" no deja elegir una fecha más cercana si el procedimiento lo exige).
- RR.HH. revisa primero y puede rechazar la solicitud ahí mismo; recién si RR.HH. aprueba, le llega a tu jefatura directa para su aprobación.
- Al quedar resuelta (aprobada o rechazada), el resultado se avisa por correo a ti, a tu jefatura y a RR.HH., con el Comprobante de Feriado (PDF con folio, firmas y saldo actualizado) adjunto — también descargable después desde el detalle de la solicitud, uno por cada periodo aprobado.
- El correo de aprobación que le llega a RR.HH./jefatura puede incluir un recuadro de alertas (fondo amarillo) — por ejemplo si la solicitud deja el saldo de vacaciones en negativo, si no se cumplió la anticipación, o si se cruza con otra persona de un grupo de restricción.
- Si tu jefatura está de ausencia (viaje, vacaciones, licencia, etc.), la aprobación pasa automáticamente a su suplente, y el correo le indica que le llega como "Jefatura Delegada". Si la jefatura y su suplente están ausentes a la vez, queda con quien vuelva primero; si no hay suplente, queda en RR.HH. El sistema lo revisa cuando RR.HH. aprueba (que es cuando se habilita a la jefatura) y también cuando se registra una ausencia de esa jefatura.
- Si pides varios periodos y RR.HH. los resuelve juntos, tu jefatura recibe un solo correo con todos esos periodos; si RR.HH. los resuelve por separado, recibe un correo por cada decisión.
- Permiso (sin goce de sueldo): solo tu jefatura lo aprueba — RR.HH. no interviene en la aprobación, pero queda informado por correo si se aprueba (no si se rechaza), y recibe un resumen mensual de horas de Permiso de todo el equipo.
Reportes de solo consulta sobre datos que generan las Power Apps internas (formularios de la empresa) — se leen en vivo desde SharePoint, la Power App sigue siendo la única que escribe. Cada reporte tiene su propio acceso; si no ves el grupo "Reporte Forms" en el menú, es que no tienes ningún rol de este módulo asignado.
Consulta de préstamos y gastos de las tarjetas de crédito corporativas (los datos vienen de la app "Solicitud de Tarjeta de Crédito").
- Pestaña Préstamos: "En uso" arriba (tarjetas prestadas ahora mismo) e "Histórico" abajo (ya devueltas) — despliega cada fila para ver sus gastos. El Histórico tiene un selector para ordenar por Fecha Solicitada o Fecha Devuelta.
- Pestaña Buscar gastos: todos los gastos de todas las tarjetas, con los datos del préstamo (solicitante, proyecto, estado) en cada fila — filtros combinados por fecha, monto, proveedor, tarjeta y solicitante.
- Adjuntos: cada gasto con comprobante muestra un ícono para verlo/descargarlo.
- Los datos se guardan en caché hasta 3 minutos — si acabas de crear o modificar un préstamo en la app y no lo ves reflejado, usa el botón "Actualizar".
- Avisos automáticos por correo: cuando una tarjeta "En uso" pasa su fecha estimada de devolución (aviso al día hábil siguiente), o cuando alguien solicita una tarjeta que otra persona todavía tiene "En uso" (aviso instantáneo al solicitante anterior) — ambos le llegan directo al solicitante correspondiente, con copia a las administradoras de tarjetas.
Sistema para armar cotizaciones de servicios (CCTV, control de acceso, obra de mano, traslados,
máquina elevadora, etc.) a partir de un correo/ticket del cliente, con el mismo costo/margen que se
usaba antes en Excel. Módulo en beta — si no ves "Cotizador" en el menú, pídele a Alexi Zapata
que te asigne el rol correspondiente.
- Nueva cotización: pega el texto del correo/ticket del cliente en "Requerimiento" y presiona
"Generar cotización" — la IA arma un borrador (ítems, sucursal, si se necesita máquina elevadora)
que revisas y completas antes de guardar; nunca se guarda sola. También puedes armarla 100% a mano,
sin pegar nada.
- Requerimientos pendientes: cola de correos ya leídos del buzón de soporte que todavía no se
convirtieron en cotización — se puede generar la cotización desde ahí, descartar (con comentario
de por qué), o pedir que se refine el prompt de interpretación con ese caso real.
- Categorías y márgenes (dentro de cada cotización): el margen que ves ahí se puede ajustar libre
para esa cotización puntual, sin afectar el margen general de la categoría para el resto — se
propaga solo a los ítems de esa categoría que no tengan marcado "Margen Manual".
- Tipo de cambio: valores del día para USD/UF/Euro usados al calcular ítems en otra moneda.
- Configuración: crear/renombrar/desactivar/eliminar categorías de servicio (eliminar solo se
permite si la categoría no tiene productos activos asociados).
- Máquina Elevadora: tipos de máquina disponibles (tijera 8/10/12m, vertical, brazo hidráulico, o
los que se agreguen) y tarifario por sucursal.
- Sucursales: tarifario de traslado/viático/hospedaje por sucursal.
- LLM y Prompt: cadena de modelos y prompt que interpreta el correo/ticket del cliente.
- "Informes" en el menú lateral: entra directo a los dashboards de Metabase, ya con tu sesión iniciada — no pide correo ni contraseña, se abre en una pestaña nueva.
Solo lo ve quien tiene el acceso asignado. Si no te aparece "Informes" en el menú, pídele a Alexi Zapata que te asigne el acceso desde el mantenedor de Usuarios y roles.
¿Metabase se ve oscuro? Por defecto sigue el tema de tu computador. Para cambiarlo: dentro de Metabase, ícono de perfil (arriba a la derecha) → "Configuración de la cuenta" → pestaña Perfil → campo Tema → elige Claro, Oscuro o "Usar el valor predeterminado del sistema". Es una preferencia personal, cada persona la ajusta la suya.
Cada día hábil (lunes a viernes, sin feriados), por la mañana, llega al correo de quienes están en el digest el Digest diario: las oportunidades vigentes de Mercado Público y Wherex (según los portales que tengas asignados), ordenadas por la prioridad (0 a 100) que asigna la IA. Cada oportunidad muestra su clasificación y prioridad, la fecha de cierre, el monto y dos botones: "Ver →" (abre la licitación en el portal) y "+ HubSpot" (crea el negocio en HubSpot, con confirmación previa). Si una licitación cambió después de haberla recibido, aparece con la etiqueta "Actualizada".
No llega correo. Octron igual busca y evalúa licitaciones todos los días; lo que apareció mientras tanto llega completo en el siguiente día hábil, y cada licitación se envía una sola vez. Un día hábil puede traer pocas licitaciones o ninguna si no hubo nada nuevo y relevante.
El digest solo incluye licitaciones que siguen abiertas al momento del envío: una que cerró antes de que llegara al correo no aparece.
- Si un día hábil no te llega el digest, revisa tu carpeta de Correo no deseado; si tampoco está ahí, avísale a Alexi Zapata.
- Si los portales de Wherex aparecen con 0 licitaciones varios días seguidos, avísale también: puede ser un problema de conexión con Wherex, no que no haya nada.
Octron está en desarrollo activo. Si algo no funciona como esperas, o tienes una idea para mejorar el día a día del equipo, avísale a Alexi Zapata (alexi.zapata@octopuss.cl).